Ausgezeichnet: Klinik Seeschau revolutioniert den OP-Alltag 

Kreuzlingen Das Postlager, wo die Magie passiert, wirkt erstaunlich unspektakulär. Auf einer Fläche von ungefähr zwei mal zwei Metern stapeln sich die Boxen. Darauf stehen Kürzel, einige Buchstaben und Barcodes. Für Aussenstehende lässt sich kaum erkennen, was sich darin verbirgt. Patientennamen stehen keine darauf. Die Zuordnung erfolgt digital. Bevor das Material in den Operationsbereich gelangt, wird die Box an der OP-Schleuse gescannt. Damit ist dokumentiert, welche Box zu welchem Eingriff gehört und welche Artikel darin vorgesehen sind. «Wir haben rund 120 verschiedene Schemas hinterlegt», erklärt Projektleiter Philipp Juchli. Eine Hüftoperation benötigt andere Fäden, Abdeckungen und Verbrauchsmaterialien als ein urologischer Eingriff. In den Boxen befinden sich etwa Messer, Katheter, Nähtmaterial, OP-Hauben oder Abdeckungen. Medikamente und Implantate werden über andere Prozesse bewirtschaftet. Was hier heute auf wenigen Quadratmetern steht, befand sich früher zu einem grossen Teil im umfangreichen Lager innerhalb der Klinik. Dieses gibt es noch, doch stark reduziert und auf den Notfall ausgelegt. Und genau diese Veränderung brachte der Klinik Seeschau und der Schweizerischen Post im Juni den wichtigsten Schweizer Logistikpreis ein.

Seeschau und Post spannen
zusammen

Am 18. Juni nahm die Klinik Seeschau und die Schweizerische Post den Swiss Logistics Award entgegen. Die Verleihung fand im StageOne in Zürich Oerlikon im Rahmen des GS1 Excellence Day statt. Es war bereits die 31. Ausgabe des Awards. Vergeben wird die Auszeichnung von GS1 Switzerland. Über die Projekte entscheidet eine Fachjury aus Wirtschaft, Wissenschaft und Praxis.

Gewonnen hat auf den ersten Blick: eine Box. Auf den zweiten Blick steckt dahinter allerdings ein deutlich grösseres System. Die Seeschau und die Post setzten sich gegen zwei weitere nominierte Projekte durch. Coop und railCare erreichten mit «City Cargo Zürich» Platz zwei. Dabei werden Waren für Verkaufsstellen in Zürich teilweise per Bahn in die Stadt transportiert. Auf Rang drei folgte Eiger Mechanics mit dem Aerodynamik Element TELP, das den Luftwiderstand und damit den Treibstoffverbrauch von Lastwagen reduzieren soll. Zwischen dem Siegerprojekt und Coop fiel die Entscheidung laut Fachberichterstattung äusserst knapp aus. Ausgezeichnet wurde die fallbezogene Just in time Versorgung der Operationssäle. Für einen geplanten Eingriff wird das dafür vorgesehene Verbrauchsmaterial zusammengestellt und in einer Fallbox geliefert. Bestellung, Lagerung und Teile der Abrechnung laufen digital im Hintergrund.

Die Idee begann mit einem Auto

Die Grundidee entstand bereits vor rund fünf Jahren. Die Klinik Seeschau beschäftigte damals ein Vergleich aus einer völlig anderen Branche: Wer ein Auto bestellt, kann dieses längst bis ins Detail konfigurieren. Motor, Ausstattung, Sitze, Farbe. Dahinter laufen standardisierte Abläufe, bis am Ende genau das gewünschte Fahrzeug entsteht. Warum sollte sich ein geplanter operativer Eingriff nicht ähnlich organisieren lassen? Gleichzeitig war längst klar, dass qualifiziertes OP-Personal knapp ist. Trotzdem verbrachten Fachkräfte einen Teil ihrer Arbeitszeit damit, Lagerbestände zu kontrollieren, Material zusammenzustellen, Verbrauchsartikel zu erfassen und Nachbestellungen auszulösen. Die Seeschau hatte für ein solches System einen entscheidenden Vorteil: Rund 95 Prozent ihrer Eingriffe seien planbar. Notfälle bilden die Ausnahme. Damit lässt sich im Voraus ziemlich genau bestimmen, welches Material wann benötigt wird.

Erst musste aufgeräumt werden

Bevor überhaupt etwas ausgelagert werden konnte, musste die Klinik ihr eigenes Sortiment analysieren. Produkte wurden vereinheitlicht, Varianten reduziert und Eingriffsstücklisten aufgebaut. Wenn drei sehr ähnliche Produkte denselben Zweck erfüllen, stellt sich plötzlich die Frage, ob tatsächlich alle drei benötigt werden. Dabei ging es auch um Einkaufskonditionen. Wer sein Sortiment strafft und grössere Mengen gezielter beschafft, kann anders mit Lieferanten verhandeln. Der strategische Einkauf bleibt deshalb in der Seeschau. Die operative Beschaffung, Lagerung und Kommissionierung übernimmt weitgehend die Post. Unterstützt wurde die Entwicklung auch durch externe Fachleute. Das Beratungsunternehmen Freshmind war an der Konzeption massgeblich beteiligt und koordinierte zwischen Klinik, Post und IT Partnern.

Das eigentliche Lager steht bei der Post

Während in der Seeschau heute nur noch ein stark reduzierter Bestand im Notlager liegt, befindet sich ein grosser Teil des Verbrauchsmaterials in der Logistikinfrastruktur der Post. Dort werden Mindestbestände gehalten und die Artikel für die einzelnen Eingriffe kommissioniert. Auch automatisierte Lagertechnik kommt zum Einsatz. Externes Lagern allein wäre noch keine Innovation. Die Post ist bereits seit Jahren in der Gesundheitslogistik tätig. Der entscheidende Schritt liegt in der Zusammenstellung pro Operation. «Der Unterschied ist, dass wir operationsspezifisch beliefert werden», meint Philipp Juchli.

Der Ablauf beginnt mit der OP-Planung. Wird ein Eingriff im System erfasst, ist bereits definiert, welches Verbrauchsmaterial dafür benötigt wird. Der Eingriff wird eingetragen, dahinter laufen die entsprechenden Prozesse an. Die Post stellt die Fallbox zusammen und liefert sie an die Klinik. «Wir können live mitverfolgen, wo sich die Lieferung und damit jeder einzelne Artikel gerade befindet», erzählt er. Bei jährlich mehreren tausend stationären sowie ambulanten Operationen summiert sich dieser Materialfluss entsprechend.

Was, wenn etwas fehlt?

Die naheliegendste Frage stellten auch die Ärzte. Was passiert, wenn genau jener Artikel fehlt, der während einer Operation plötzlich benötigt wird? «Die Ärzte hatten verständlicherweise Bedenken», so Juchli. Die Klinik stellte deshalb nicht von heute auf morgen um. Gestartet wurde zunächst mit häufigen Eingriffen. Erst als sich die Abläufe bewährten, wurde das System ausgebaut. Auch die Lagerbestände im Haus wurden schrittweise reduziert.

Dass etwas in einer Box fehle, komme höchst selten vor. Abweichungen würden erfasst und gemeinsam mit der Post ausgewertet. Der Scan an der OP-Schleuse sorgt zudem dafür, dass der Materialfluss digital dokumentiert und nachvollziehbar bleibt.

Ein teurer Spezialist sollte kein Lager führen

Der wichtigste Gewinn liegt für die Klinik ohnehin nicht auf einem Regal, sondern beim Personal. OP-Fachkräfte sind spezialisiert, teuer und schwer zu finden. Trotzdem erledigten sie früher Tätigkeiten, für die keine medizinische Ausbildung nötig ist. Bestände kontrollieren, Artikel erfassen, Material bereitstellen und Nachbestellungen auslösen kosten Zeit. Eine eigene medizinische Leitungsposition dafür gibt es nicht. Das neue System soll diese Arbeit aus dem Operationsbereich herausnehmen. Der Logistikaufwand des Pflegepersonals sank um rund 90 Prozent. Pro Jahr sollen etwa 1800 Arbeitsstunden eingespart werden. Die finanzielle Entlastung beziffert die Klinik auf rund 400'000 Franken jährlich. Entlassen worden sei wegen der Umstellung niemand. Im Gegenteil. Die Klinik wachse und hätte ohne die neue Lösung zusätzliche Kapazitäten für die Logistik benötigt.

Administrativer Aufwand sollte reduziert werden

Mit einem einzigen Scan wird aus einem aufwendigen administrativen Prozess ein weitgehend automatisierter Ablauf. Materialerfassung, Dokumentation und Abrechnung werden digital miteinander verbunden, wodurch manuelle Bearbeitung und die Vielzahl einzelner Rechnungen deutlich reduziert werden. Steigende Kosten lassen sich nicht einfach auf die Patienten überwälzen. Für die Seeschau bedeute dies, früh nach Möglichkeiten zu suchen, effizienter zu werden. Die Post darf das gemeinsam entwickelte Konzept inzwischen auch anderen Spitälern anbieten.

Desirée Müller